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Onboarding : Bien intégrer de nouvelles recrues pendant le confinement !

La crise sanitaire implique pour les entreprises d’adapter leurs processus de recrutement mais aussi d’Onboarding. Des changements nécessaires mais également bénéfiques pour l’ensemble des collaborateurs. A tel point que les professionnels recommandent de modifier également leurs méthodes de management.

Le développement du télétravail, consécutif de la crise du Covid-19 modifie en profondeur les pratiques des recruteurs. Pour poursuivre le développement d’une entité, nombre de divisions RH font désormais appel à des recrutements tout ou partie virtuels. Le principe est simple, il s’agit de procéder à des entretiens en ligne ou de procéder à des échanges électroniques durant toute la phase de recrutement. En bout de course, un professionnel peut alors procéder à l’embauche d’un nouveau collaborateur.

Pour autant, le recrutement même en ligne ne signifie pas pour autant que l’intégration du nouveau collaborateur sera réussie. C’est pourquoi TECH IN France, organisation représentative de la tech en France a fait le choix d’interroger les professionnels à propos de l’e-intégration des nouvelles recrues. A l’occasion d’un Webinar dédié à l’Onboarding, l’association a rassemblé de nombreux professionnels afin de proposer des retours d’expériences.

-> Pour en savoir plus : consulter le Webinar de TECH IN France à propos de l’E-intégration : trucs et astuces

L’idée est ainsi de répondre à des questionnements simples relatives à l’intégration des nouveaux collaborateurs. Ou de déterminer les forces et les limites que les entreprises rencontrent. Un questionnement permanent auquel s’attache TECH IN France. L’organisme a en effet publié un livre blanc baptisé « Les entreprises Tech sont-elles vraiment prêtes pour le télétravail ? ». Le document reprend les bonnes pratiques en matière d’Onboarding et de télétravail.

Une acculturation bienvenue

Toujours est-il que pour intégrer correctement un nouveau collaborateur, il convient de conserver les habitudes apprises lors des premiers confinements. Séverine Blum Talent Acquisition & Employer Branding Director chez Talentsoft explique : « nous avions déjà développé une culture du télétravail et du full remote. Le challenge a toutefois été d’être en mesure d’intégrer de nouvelles personnes, même en période de confinement. Dans ce contexte pour le moins particulier, le collectif et la solidarité ont été importants. Au final, l’expérience a été positive car les intégrations ont pu être anticipées bien avant l’arrivée de nouveaux collaborateurs ».

Dans ce cadre, l’ensemble des professionnels conviennent du fait qu’il est important d’instaurer des règles afin de respecter les agendas de chacun. Une obligation pour que chacun observe un équilibre nécessaire entre vie personnelle et professionnelle. Mais également pour que chaque collaborateur puisse réaliser correctement son travail.

Faire contribuer les managers

Des propos que soutient Reynald Bourdeaux, co-fondateur de HireFirst. Il précise : « Nous mettons en relation les candidats avec les recruteurs via l’IA mais aussi des talent coach. Notre expérience du sujet nous démontre que l’onboarding est devenu clé. Notre retour d’expérience est positif suite à des recrutements réalisés au début du confinement. Pour cela, nous avons dressé un équilibre entre le besoin d’outils et l’autonomie conférée à chacun. » Il poursuit : « L’idée a été de faire contribuer les managers aux parcours d’intégration tout en capitalisant sur les ressources en interne. L’objectif était de pratiquer le reverse mentoring sur certains sujets. C’est pourquoi il convient de rester agile dans la façon d’onboarder les talents. Mais aussi de structurer les relations avec les nouveaux arrivants via des temps dédiés au travail, d’autres à la détente ou encore d’autres pour rassurer les collaborateurs ».

Là encore, l’ensemble des professionnels s’accordent sur le sujet. Bérengère Moussard International HR Development Manager pour Berger-Levrault indique « les managers demeurent les meilleurs relais de chaque RH. Il apparaît désormais clé de pouvoir les sensibiliser à propos des softskills ou de l’empathie. Autre point, les outils logiciels ne font pas tout, les usages sont également essentiels. Je pense par exemple à l’importance d’activer la caméra lors d’une conférence en visio. Cela permet de conserver une proximité certaine. »

Une modification nécessaire du management

L’idée semble donc évidente. Un bon onboarding suggère que l’ensemble de la chaîne de management soit consciente de l’importance de modifier ses propres habitudes. Pour que tout le monde dispose du même sentiment d’intégration, la préparation est nécessaire. Des outils peuvent alors être utilisés en soutien.

Face au besoin de structuration des process, les professionnels s’accordent sur le besoin de flexibilité. Alban Peleszko, co-fondateur et CEO de Ioga précise : « Certains collaborateurs avaient besoin de travailler en horaires décalés. Nous avons donc mis en place des rites et des rituels. Cela nécessite pour les managers d’adopter un changement d’état d’esprit et de mettre en place des objectifs nouveaux. En ce qui concerne l’intégration, il a fallu structurer les process, pour mieux onboarder les nouveaux arrivants ».

Un propos soutenu par Laurence Fabre Directrice RH de l’éditeur Universign. « Il faut trouver d’autres moyens de manager. Comment valider une période d’essai alors qu’un manager n’a pas vu physiquement une recrue ? il faut donc définir des objectifs et des rituels. Cela permet d’impulser des dynamiques nouvelles. Je pense par exemple aux cafés virtuels, qui permettent de conserver un collectif fort. Il nous reste toutefois des choses à faire et des interrogations en particulier sur de jeunes profils juniors », ajoute-t-elle.

Toujours est-il que les périodes de confinement font ressortir un point majeur. L’accompagnement humain a été rendu encore plus important que jamais. Françoise Farag Présidente de Salvia Développement et Présidente de la commission RH de TECH IN France explique : « Nous nous trouvons dans une zone d’incertitude pendant laquelle le manager doit être présent pour tout autre chose que le travail classique. Nous avons par exemple proposé les services d’une diététicienne pour que chacun veille à sa santé. Je pense que de nombreuses personnes travaillent davantage en télétravail qu’en présentiel. Il convient donc de s’assurer à ce que chacun conserve une hygiène de vie correcte pour que les équipes restent en forme physique pour que le moral tienne. »