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Best practices de gestion de l’information dans les projets d’ingénierie

Ces 5 dernières années sont marquées par une demande de plus en plus forte du monde de l’ingénierie pour des outils de gestion documentaire modernes. Les besoins des métiers du bâtiment et des travaux publics convergeant de plus en plus avec ceux de l’ingénierie, la demande s’étend. Explications par M-Files.

Tous ces métiers évoluent dans des écosystèmes et ont besoin d’interagir avec les partenaires externes, avec leurs clients, mais aussi faire preuve d’une transparence totale lorsqu’elles sont auditées. Parmi les leviers de croissance du secteur de la gestion documentaire moderne : le besoin de GED transverse permettant de gérer plusieurs projets à partir d’un même système, et de générer des KPI cross-projets.

Malo Jennequin, Directeur Avant-Vente et Solutions chez M-Files.
Malo Jennequin, Directeur Avant-Vente et Solutions chez M-Files.

La Gestion Documentaire moderne va plus loin que la simple dématérialisation : elle fluidifie les processus et les améliore. Avec la montée en puissance de SharePoint dans les entreprises, les utilisateurs ressentent le besoin de modéliser des objets métiers. Ils se tournent vers des outils de gestion documentaire modernes.

La conformité aux normes & réglementation

Une veille réglementaire et normative permet d’anticiper les coûts. En se focalisant sur les exigences, comme le proposent les outils modernes de gestion documentaire, les textes réglementaires peuvent être rattachés à des exigences opérationnelles, qui donnent lieu à des procédures qualité.

Utiliser les outils de cartographie d’une GED moderne permet de modéliser les processus métiers. Un volet pratique pour fluidifier les échanges au sein d’une organisation. Grâce à la traçabilité des documents disponibles au format électronique, leur recherche est facilitée en cas d’audit.

Avec une GED moderne, les demandes de changements sont encadrées, avec des versions de travail relues et soumises à validation avant d’être officielles. Tous les documents sont soumis à contrôle. La signature électronique permet de valider les approbations. Elle propose également un chiffrement et une plus grande protection.

Il est plus facile de respecter les délais de rétention légale, et de répondre aux demandes RGPD. Toutes les exigences, les règles d’applicabilités et les faits techniques peuvent être formalisés et disponibles pour tous dans un Master Document Registry (MDR), tout comme la liste des documents à émettre (LDE). Il est possible d’importer les données contractuelles et techniques. Les fonctions d’indiçage permettent de distinguer les versions majeures et mineures.

Les GED modernes permettent de voir facilement la codification métier, les bordereaux de transmission, la gestion des relectures (validations avec ou sans observations), la nomenclature métier de classement, la gestion des temps sur les livrables des projets. Elles permettent de repérer les non-conformités et les régler. De plus, elles sont très pratiques pour la phase de garantie et l’archivage.

La transversalité

La gestion multi-projet est facilitée par l’approche par coffres. Cela permet de fluidifier la circulation de l’information technique et administrative, de sortir des silos les projets et les processus. Mais aussi de simplifier la collaboration interne et externe. Les outils de GED modernes autorisent la gestion des tiers (sous -traitants ou co-traitants).

Simples à utiliser, non seulement ils permettent la dématérialisation, mais ils offrent la possibilité d’y passer progressivement, par itération. Une base de connaissances est utile pour faire le lien entre les projets et les mettre en contexte. Bien sûr, il faut une gouvernance au niveau de l’entreprise.

Cette tribune a été rédigée par Malo Jennequin, Directeur Avant-Vente et Solutions chez M-Files.