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Événementiel, spectacle : Comment bien choisir sa solution tech ?

La gestion de l’événementiel, des spectacles, événements culturels et artistiques n’est désormais plus envisageable sans l’apport de solutions numériques. Un enjeu majeur pour toutes les entreprises en quête de transformation numérique. Il est ainsi primordial de choisir avec attention sa solution partenaire. Plusieurs pépites technologiques permettent à ce titre aux professionnels de développer leur activité.

La transformation numérique est susceptible de s’adresser à l’ensemble de secteurs. L’événementiel au sens large n’est, à ce titre pas en reste, bien loin s’en faut. Les professionnels de ce domaine ont désormais recours à des outils digitaux nécessaires pour développer leur activité et adresser de nouveaux marchés. Cette digitalisation participe également à l’optimisation des processus et à la chasse contre la perte de temps.

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Dans ce cadre, plusieurs éditeurs proposent des solutions complètes en la matière. Certains d’entre eux font même particulièrement preuve d’innovation. Voici donc un guide permettant de connaître les points forts des logiciels les plus incontournables destinés au monde du spectacle au sens large.

Golaem, un savoir-faire reconnu jusqu’à Games of Thrones

La qualité de la pépite basée Cesson Sevigné, en périphérie de Rennes est reconnue de part le monde, en particulier grâce au développement de son logiciel de simulation de foule en 3D baptisé Golaem Crowd. Elle a, à ce titre, reçu un Emmy Award technique à Los Angeles pour sa participation à la série télévisée Games of Thrones. A date, pas moins de 80% des séquences de foules dans la saison 7 ont été réalisées avec le logiciel développé par Golaem. Depuis, les outils maison ont été utilisés dans d’autres séries comme The Walking Dead et plus d’une centaine de films comme Pirates des Caraibes, Spiderman ou Les animaux fantastiques.

Golaem TechTalks

Golaem a été créé en 2009. Ses créateurs sont tous d’anciens chercheurs de l’INRIA ou issus d’écoles d’ingénieurs. Depuis ses premiers pas, la pépite technologique s’est imposée dans un marché concurrentiel. Son activité est principalement portée par l’international. Majoritairement aux Etats-Unis, au Canada, au Brésil, en Inde et au Japon. En effet, pas moins de 90 % de son chiffre d’affaire est réalisé hors du territoire national.

Interrogé par France Info, Stéphane Donikian CEO de Golaem, explique : « Notre avantage comparatif réside dans le fait que notre solution demeure facile à prendre en main. L’outil permet davantage de productivité, et permet de réaliser les plans très rapidement là où nos concurrents nécessitent plus de programmation manuelle. » Golaem permet donc à ses clients de passer de l’état de prototype à celui du produit industriel fini et prêt à l’emploi. Le tout avec une solution clé en mains avec une rapidité de déploiement.

Orfeo, le spectacle puissance numérique

Pour tout organiser des spectacles, concerts, tournages et autres, un outil permet de répondre aux attentes des professionnels. Les services proposés par Orfeo vont du ciblage des programmateurs à la signature du contrat. L’entreprise créée en 2012 propose ainsi d’accompagner ses clients lors de chaque étape de leurs productions. Allant, par là-même du booking à la diffusion.

L’idée qui sous-tend les outils de l’éditeur va dans le sens d’une simplification des process des professionnels. Les solutions ainsi développées permettent d’organiser ses tournées via l’élaboration de plannings, l’édition de feuilles de route et leur partage. Orfeo propose en outre la centralisation des plannings pour autoriser chacun à accéder facilement aux informations pertinentes : spectacles accueillis, occupation des espaces, affectation des ressources.

Thomas Petillon, fondateur d’Orfeo explique : « Notre outil de gestion collaboratif en ligne a permis à nos clients d’assurer immédiatement une continuité de l’activité. Ce qui était particulièrement important dans cette période de confinement où il fallait être très réactif pour gérer au mieux les reports de concerts et spectacles. Au-delà de cet aspect collaboratif, le gain de temps (automatisation de nombreuses tâches administratives) a été particulièrement apprécié dans cette période où certains salariés sont moins disponibles (garde d’enfants etc..). Sans compter la signature électronique des contrats, bien utile dans cette période où le courrier circule moins rapidement. »

Orfeo Pro Techtalks

Plus globalement, l’outil permet de piloter son activité au moyen d’une automatisation de la production des documents administratifs et comptables. Un suivi des indicateurs clés est ainsi disponible et facilement administrable. C’est pourquoi Orfeo est directement accessible depuis un navigateur Web et fonctionne sur ordinateur, smartphone ou tablette.

Une facilité d’administration qui autorise l’intégration des outils d’emailing habituels (MailChimp, MailJet…), et autres services en ligne (Dropbox, Google…) lesquels peuvent se synchroniser automatiquement avec Orfeo. Enfin, les logiciels maison permettent d’exporter automatiquement les éléments de paie vers sPAIEctacle. Tel Orphée et Eurydice, l’entreprise développe ainsi une relation complète avec ses clients et partenaires. Au plus près de leurs besoins.

Mobydoc livre les dessous des collections des musées

La société édite un logiciel qui permet littéralement de procéder à la gestion des diverses collections des Musées d’Art, d’Archéologie ou d’Ethnographie. L’ensemble du secteur des musées est ainsi adressé. Parmi les services proposés par Micromusée, on retrouve naturellement des outils « macro » comme la mise en place des inventaires. Mais aussi la gestion des entrées, des acquisitions, des dons, de prêts et autres dépôts.

Les outils proposent également de procéder à la description physique des objets, admet la documentation scientifique et littéraire nécessaire (photographie, bibliographie) tout comme une analyse iconographique et historique. Une console véritablement tout-en-un qui propose aux clients une gestion des localisations et des mouvements tout comme la gestion des localisations et des mouvements.

Mobydoc TechTalks

L’atout des services développés par Mobydoc réside dans le fait qu’elle propose un système intégré multi-métier (MUM) permettant la gestion centralisée de collections diverses. La brique baptisée OPAC Web propose en outre de littéralement mettre en ligne les collections proposées à partir de données extraites au format XML.

Mobydoc n’en est pas à ses premiers pas. La société a été fondée voilà 20 ans par des professionnels de la gestion de collections et de la documentation. Sa clientèle principale sont des musées, des collections d’entreprises ou privées, des archives. Mais aussi des centres de Documentation et autres photothèques et cinémathèques. Depuis sa création, elle a su étendre son activité hors de France. Elle dispose de clients présents en Amérique du Nord mais également en Asie et en Afrique.

Event Catalyst, l’événementiel tout-en-un

Comme chaque secteur, l’événementiel ne déroge naturellement pas au besoin de transformation numérique. Créée en 1998, SeAL, la société qui édite Event Catalyst, fait figure de pionnière en la matière. Ce spécialiste de l’événementiel se propose d’accompagner ses clients dans la mise en place de solutions logicielles de gestion de l’événementiel.

Event catalyst TechTalks

La solution est composée d’une interface de gestion collaborative pour l’ensemble des participants à un événement. Sont alors prises en considération les inscriptions des visiteurs, exposants, invités… lesquelles sont mises en forme via des fiches standardisées. Cet outil ouvre alors le droit à de nombreuses fonctionnalités utiles. Telles que la communication des contenus post-événements (photos, textes destinés aux médias…). Mais également l’extraction en ligne des données (vers Excel). Ou bien encore le dressage de rapports, de statistiques ainsi qu’une offre de formation et de support.

Event Catalyst se fait ainsi fort de modéliser ses outils en vue de chaque événement. Cela se réalise par exemple au moyen de l’intégration de chartes graphiques spécifiques. Un atout indéniable qui permet de garder le même standard visuel pour chaque communication.

En virtuel ou en réel, Eventmaker apporte la solution logicielle

La pépite Eventmaker permet depuis 2011 aux professionnels de l’événementiel de gérer des manifestations de toutes tailles. Et ce, à travers le monde. L’éditeur propose un outil, responsive design ou au moyen d’applications natives, adapté aux besoins spécifiques du secteur.

Le principe est ainsi de développer, après analyse des besoins une solution dédiée à partir d’outils existants. Une contribution technologique est ainsi apportée aux clients utilisateurs. Qu’ils soient des start-ups ou des grands comptes.

EventMaker TechTalks

Tristan Verdier, Président d’Eventmaker explique :  » Les événements sont des moments essentiels de rencontre, d’apprentissage et d’expérience pour les communautés. Malheureusement, la crise sanitaire a rendu impossible les rassemblements de personnes, et cela crée une incertitude sur la tenue ou non des grands rendez-vous BtoB. Tout du moins dans les prochains mois. Dans ce contexte de monde post-covid, prévoir une solution d’événement en ligne permet de retrouver l’assurance qu’un événement aura lieu peu importe le contexte sanitaire. Il apporte en outre la possibilité d’augmenter la portée géographique de l’événement, et de prolonger les discussions au delà de la rencontre physique. Le monde de l’événementiel BtoB vit aujourd’hui une transformation digitale accélérée qui découchera sur de nouveaux formats d’événements en ligne ou hybrides« . 

Le responsable ajoute : « Eventmaker a tiré profit du confinement pour développer une solution d’événement en ligne complète. Sur notre marché la fin du confinement ne marque pas la possibilité de se rassembler à nouveau. Les outils que nous avons développés nous apportent une crédibilité pour servir les besoins de notre marché et trouver de nouveaux clients« . 

Eventmaker propose notamment une solution qualitative en continu dans le domaine de l’Event Tech. L’ensemble des contenus sont disponibles en direct et en replay sur le site internet d’un événement. Cela permet de donner des portées élargies aux conférences afin d’entrer en contact avec un maximum de personnes intéressées.